Project omschrijving

Stichting Vérian

Stabiele ICT in de zorg is onmisbaar

Ieder bedrijf wil een stabiele IT-omgeving en wilt de garantie dat IT niet plat ligt. In de zorg ligt die behoefte gemiddeld net even wat hoger. Wanneer je als zorgmedewerker moet terugvallen op met pen en papier registreren slaat de paniek snel toe. Hoe krijg je dan nog je route rond? En dan hebben we het nog niet over de back office. De gigantische aantallen mutaties die dagelijks verwerkt moeten worden kan je moeilijk een dagje laten wachten. Voor zorgorganisaties vaak reden om een kant-en-klare cloudomgeving af te nemen. Het resultaat zijn vaak hoge maandelijkse kosten en veel functies en licenties die ze niet of nauwelijks gebruiken. Dat betekent een enorme overcapaciteit op je IT, waar wél voor wordt betaald. Doodzonde!

Kostenefficiëntie

Vérian verkeerde in 2018 in zwaar weer en werd gered door Ledeboer Investments. Zij hielpen Vérian in korte tijd er bovenop. Een belangrijk onderdeel dat enorm op de jaarlijkse begroting drukte was de IT-omgeving. Hoge maandelijkse licentiekosten voor het cloudplatform en daarnaast allerlei verschillende diensten door een groot aantal verschillende IT-partijen. Dat móest anders. De visie was duidelijk: IT moest weer simpel en intuïtief worden, waarbij de medewerker maximaal wordt gefaciliteerd. Maar dan wel kostenefficiënt. Een belangrijk onderdeel hierin is één IT-partner. Daarmee voorkom je vingerwijzen en heb je één communicatiepunt voor al je IT-zaken. Dat maakt innoveren wel zo gemakkelijk.

Aan de tekentafel

Samen met Ledeboer Investments zijn we begonnen met twee belangrijke vragen. Hoe werken zorgmedewerkers en wat hebben ze daar daadwerkelijk voor nodig? De uitdaging hierbij was om de uiteenlopende zorgfuncties die Vérian heeft te matchen met benodigde IT-faciliteiten. Na met verschillende medewerkers uit het veld te hebben gesproken hebben we de vertaling gemaakt naar “IT 2.0” vormgegeven moest worden. Een nieuwe Private Cloud werkomgeving, integratie van nieuwe applicaties, omzetting naar VOiP-telefonie en implementatie van Microsoft Office 365.

Van A naar B

Het is belangrijk dat je bewust bent van het feit dat medewerkers gewend zijn aan de huidige IT-faciliteiten. De migratie van het ene systeem naar het andere moet daarom zorgvuldig gebeuren. In dat nieuwe systeem beschikken een aantal medewerkers bijvoorbeeld over minder functies en zullen een groot aantal functies anders zijn dan voorheen. Medewerkers moeten blij worden van de nieuwe systemen en de voordelen direct ervaren. Zo moeten ze het als simpeler ervaren wanneer ze minder systemen tot hun beschikking hebben. Je ontkomt er niet aan dat sommige wijzigingen als nadelig worden ervaren. Daarom is het essentieel dat medewerkers “nadelige” keuzes begrijpen. Pas dan kan je de acceptatiegraad maximaliseren.

Nieuwe werkomgeving

Voor zorgmedewerkers is het belangrijk dat zij altijd en overal kunnen werken. Daarom hebben we gekozen voor een Private Cloud. We gebruiken hiervoor een Remote Desktop-omgeving. Of medewerkers nu inloggen op één van de vele kantoren, bij een cliënt op locatie of vanuit huis: inloggen op de werkomgeving is altijd beveiligd, gecontroleerd en hetzelfde. Verschillende functieprofielen zorgen ervoor dat medewerkers alleen zien wat zij nodig hebben. Denk hierbij aan eigen mappen, applicaties en snelkoppelingen. Vanwege het groot aantal gebruikers en de dynamiek in verschillende teams is gekozen voor meerdere virtuele servers. Met deze oplossing zorgen we voor een stabiele omgeving en kan in de toekomst gemakkelijk op- en afgeschaald worden. Een load balancer zorgt ervoor dat de servers evenwichtig worden benut. De servers van Vérian staan in het streng beveiligde datacenter Previder. Om de impact bij een calamiteit in het datacenter te minimaliseren is een beschikbaarheidsserver in de serverruimte van InventIT ingericht. Daarnaast wordt de omgeving middels snapshots dagelijks geback-upt op een back-upserver. Uiteraard is de omgeving extra beveiligd tegen ongewenste indringers met Kaspersky.

Microsoft 365 in de cloud

Alle medewerkers hebben minimaal toegang nodig tot de e-mail/agenda. We gebruiken Microsoft Office 365 om ervoor te zorgen dat op ieder device gemakkelijk met deze applicaties kan worden gewerkt. Met Microsoft 365 als cloudoplossing zorgen we voor een stabiele mailomgeving en de mogelijkheid voor alle medewerkers om in e-mail bijgevoegde documenten te inzien en gebruiken. Ook wanneer ze geen inlog voor een werkomgeving nodig hebben. Degenen die dat wel hebben beschikken met Microsoft 365 altijd over de nieuwste versies van Office 365 applicaties.

Telefonie

Ook telefonie moest worden aangepakt. De mobiele telefoons waren end-of-life, abonnementen bleken te duur en de vaste telefonie was nog ouderwets ingericht. Met een moderne Zorgcentrale en medewerkers die in de wijken altijd bereikbaar moeten zijn en met apps moeten kunnen werken is stabiele telefonie een noodzaak. Daarom is gekozen voor een VoIP-platform voor vaste telefonie, waar ook de mobiele telefonie kan worden geïntegreerd. Een managed device oplossing is ingezet om mobiele telefonie te beheren en met name te beveiligen. Zowel de telefonie als de bijbehorende kosten zijn nu beheersbaar. De integratiemogelijkheden worden in de toekomst bekeken.

De migratie

We hebben de migratie in drie delen opgeknipt: werkomgeving, vaste telefonie en vervolgens mobiele telefonie.

Nadat we de nieuwe werkomgeving hebben opgebouwd en uitvoerig hebben getest met gebruikers, kon deze in gebruik worden genomen. Hierbij is duidelijke communicatie de sleutel tot succes: gebruikersvragen moeten worden voorkomen. Een vooraf verspreide lijst van vaakgestelde vragen met antwoorden droeg hier enorm aan bij. Vlak voor de overgang hebben we zoveel mogelijk data van gebruikers en gedeelde shares gesynchroniseerd naar de nieuwe werkomgeving. Daarnaast hebben we de e-mails gesynchroniseerd naar Office 365. Ready to go! Voor de omzetting hebben we het icoontje van de nieuwe werkomgeving naar alle apparaten gepusht en naast de oude werkomgeving gezet. De naam van het oude icoontje hebben gewijzigd. Mochten medewerkers vastlopen op de nieuwe omgeving, dan hebben ze met het oude icoontje een uitwijkmogelijkheid. De laatste bestanden en e-mails werden gesynchroniseerd en medewerkers konden nu inloggen op de nieuwe omgeving. Hierbij verwachtten we een hoos aan vragen, waarop we het Vérian Service Punt hadden ingericht. De vragen bleven uit; de migratie was een succes! Het eind van de week hebben we het oude icoontje weggehaald.

Vervolgens hebben we de vaste telefonie omgezet. Met het oog op de wachtrijen van verschillende zorgorganisaties gekoppeld aan de Zorgcentrale en de honderden vaste telefoons binnen Vérian leek dit spannender dan de werkomgevingmigratie. De meeste tijd in de omzetting van telefonie zat in duidelijk krijgen hoe bestaande telefoonlijnen liepen en waar deze op uitkwamen. Na de nodige verrassingen te hebben verwerkt zijn we tot een nieuwe inrichting van geheel Vérian gekomen. Zo werden faxlijnen gedigitaliseerd en “gevonden” nummers die niet meer tot Vérian behoren gemigreerd naar de betreffende organisaties. De nieuwe opzet werd simpel: eigen nummers per wijkteam, locatie en voor de medewerkers in de backoffice. Ook de Zorgcentrale is opgenomen in deze inrichting. Op een slimme manier werden extensies gekoppeld aan de teams en gebruikers. Het inrichten van de wachtrijen voor alle zorgorganisaties en de koppeling met de UMO-meldbank voor alarmeringen was een geweldige uitdaging. Samen met de providers en Verklizan voor de UMO werd het moment van overgang gekozen. De uiteindelijke omzetting was uiteindelijk een omzetting van luttele seconden zonder gemiste gesprekken. Daar zijn we uiteraard trots op!

De mobiele telefonie werd in samenspraak met T-Mobile gedaan. Met een device management tool kunnen we alle nieuwe toestellen beheren. In de toekomst bekijken we of we de vaste en mobiele telefonie integreren. Voor nu is het belangrijkst dat alle medewerkers goed bereikbaar zijn en dat ze hun device kunnen gebruiken om de zorg optimaal te kunnen ondersteunen en registreren.